L'area strutturale e amministrativa

Art. 8 – Organi sociali

Questo articolo dello statuto ha carattere introduttivo: in esso, vengono esposti gli organi che costituiscono la struttura interna dell’associazione e talune loro caratteristiche, come la loro durata, i criteri di anzianità dei membri facenti parte di tali organi, e la gratuità delle cariche amministrative.

Innanzitutto si possono elencare di seguito gli organi tipici di un’associazione:

• l’Assemblea dei soci;
• il Consiglio direttivo;
• il Presidente;
• il Collegio dei sindaci (ove necessario).

L’elemento della durata degli organi anzidetti, ha senso riferirlo al Consiglio direttivo, al Presidente e al Collegio dei sindaci, quali organi che svolgono ruoli di amministrazione e controllo, in quanto l’Assemblea dei soci costituisce un elemento strutturale dell’associazione stabile nel tempo, pur modificandosi dal punto di vista della quantità e identità dei soggetti che hanno diritto a parteciparvi.

Di solito, la durata del Presidente coincide con quella del Consiglio direttivo: l’Assemblea dei soci, al momento del rinnovo delle cariche sociali, elegge i consiglieri e il Presidente in una stessa seduta; si evita, in tal modo, di dover convocare due volte l’Assemblea per l’elezione delle suddette cariche. Analogo discorso vale per i sindaci appartenenti al Collegio, qualora detto organo sia previsto nella struttura dell’associazione.

Pertanto, la durata, viene fissata statutariamente e, normalmente, è pluriennale: ad esempio, tre anni. Si evita, in tal modo, di dover ogni anno ricostituire l’assetto degli organi associativi e, al contempo, si garantisce un’adeguata continuità alla gestione e alle decisioni prese dagli amministratori dell’associazione.

Può, inoltre, essere utile individuare dei criteri per stabilire l’anzianità dei componenti degli anzidetti organi, ad esempio, ove in presenza di talune decisioni, qualora si ottenga la parità dei voti, venga a prevalere quella del membro più “anziano”. L’anzianità, in seno ad un’associazione, non è tanto o soltanto un concetto anagrafico, bensì può essere relazionata alla durata della partecipazione dei soci alla vita associativa ovvero fare riferimento al momento del loro ingresso all’interno dell’associazione.

Rammentiamo, infine, che nello statuto deve essere espressamente previsto la gratuità delle cariche amministrative.

Art. 9 – L’Assemblea dei soci

L’Assemblea dei soci è l’organo sovrano dell’associazione ed è costituita da tutti i soci in regola con il pagamento della quota associativa; essa può essere convocata in via ordinaria o straordinaria.

L’Assemblea ordinaria è convocata almeno una volta l’anno per l’approvazione del rendiconto, inoltre, delibera sugli ordini del giorno predisposti dal Consiglio direttivo, elegge i consiglieri, il Presidente (se la sua elezione non è rimessa al Consiglio direttivo) e i sindaci (se presente il relativo Collegio).

L’Assemblea straordinaria, viene convocata qualora se ne ravvisi la necessità; in genere, essa delibera sulle modifiche da apportare all’atto costitutivo o allo statuto ovvero decide circa lo scioglimento dell’associazione e sulla nomina dei liquidatori.

Riguardo le deliberazioni dell’Assemblea, il Codice Civile all’art. 21 recita: “1 - Le deliberazioni dell’assemblea sono prese a maggioranza dei voti e con la presenza di almeno la metà degli associati. In seconda convocazione la deliberazione è valida qualunque sia il numero degli intervenuti…..”.

Innanzitutto, dobbiamo distinguere l’Assemblea di prima e di seconda convocazione; la differenza sostanziale, sta nel differente quorum da raggiungere per la validità della costituzione: 50% dei soci in prima convocazione e qualsiasi quorum dei soci in seconda convocazione. In entrambi i casi, le delibere dell’Assemblea vengono prese validamente con la maggioranza dei partecipanti alla stessa.

Esempio 1: l’associazione ha iscritti nel libro soci n° 100 soci in regola con il pagamento della quota associativa. Viene convocata l’assemblea ordinaria di fine anno per l’approvazione del rendiconto.

• prima convocazione
• quorum di costituzione: 50 soci
• quorum delibera valida: 26 soci

Se nella prima convocazione non si ottiene la presenza di almeno 50 soci, non si può discutere l’ordine del giorno e non si può deliberare; l’Assemblea verrà aggiornata in seconda convocazione.

• seconda convocazione
• quorum di costituzione: qualsiasi numero di presenti (supponiamo siano pari a 30 soci)
• quorum delibera valida: 16 soci

In seconda convocazione, l’Assemblea sarà comunque validamente costituita e le delibere saranno prese con la maggioranza semplice degli intervenuti.

Tornando all’articolo 21 del Codice Civile, posiamo esaminare gli ultimi due commi che prendono in considerazione due particolari casi, per i quali i quorum da raggiungere sono più elevati: “2 – Per modificare l’atto costitutivo e lo statuto, se in essi non è altrimenti disposto, occorrono la presenza di almeno tre quarti degli associati e il voto favorevole della maggioranza dei presenti. 3 – Per deliberare lo scioglimento dell’associazione e la devoluzione del patrimonio occorre il voto favorevole di almeno i tre quarti degli associati”.

In entrambi i casi, non si distingue tra prima e seconda convocazione, essendo i quorum richiesti sempre gli stessi.

Le ragioni di tale innalzamento delle maggioranze vanno ricercate, innanzitutto, nell’esigenza di tutelare i soci su alcune decisioni “critiche” per la vita dell’associazione che non potrebbero essere rimesse ad una minoranza.

Esempio 2: l’associazione ha iscritti nel libro soci n° 100 soci in regola con il pagamento della quota associativa. Viene convocata l’assemblea straordinaria per la modifica dello statuto.

• Prima e seconda convocazione
• quorum di costituzione: 75 soci
• quorum delibera valida: 38 soci

Esempio 3: l’associazione ha iscritti nel libro soci n° 100 soci in regola con il pagamento della quota associativa. Viene convocata l’assemblea straordinaria per lo scioglimento dell’associazione.

• Prima e seconda convocazione
• quorum di costituzione: 75 soci
• quorum delibera valida: 75 soci

L’Assemblea è convocata dal Presidente o dal Consiglio direttivo ed è presieduta dal Presidente o, nel caso di sua impossibilità, dal Vicepresidente o da altra persona delegata dal Presidente. La convocazione può, altresì, avvenire su richiesta di un certo numero di soci: il Codice Civile, all’art. 20 parla di almeno un decimo degli associati. Se del caso, potrebbe essere convocata anche su richiesta di un certo numero di consiglieri.

Il Presidente nomina un segretario, il quale dovrà redigere il verbale dell’assemblea controfirmandolo insieme al Presidente. Spetta al presidente dell’assemblea constatare il diritto di intervento alla stessa.

Nello statuto, inoltre, devono essere specificate le modalità di convocazione dell’Assemblea.

L’avviso di convocazione dell’Assemblea, recante la data della prima riunione e dell’eventuale seconda riunione viene comunicato per iscritto a ciascun interessato, anche a mezzo fax o posta elettronica (in questo caso, si suggerisce di far eleggere ai soci il proprio domicilio presso un indirizzo e-mail, da specificare nella domanda di ammissione), a cura del Presidente del Consiglio direttivo o di chi ne fa le veci, oppure è reso pubblico nella sede sociale e, in entrambi i casi, almeno quindici giorni prima (termine ritenuto idoneo come preavviso) della data fissata per l’assemblea di prima convocazione e deve contenere l’Ordine del giorno dettagliato.

Delle delibere dell’Assemblea, viene redatto apposito verbale riportante l’ordine del giorno discusso e le decisioni prese; esso, dovrà essere sottoscritto dal Presidente e dal Segretario dell’associazione ed essere inserito all’interno del libro delle delibere assembleari.

Il suddetto libro è pubblico per i soci e dovrà essere loro mostrato ogni qualvolta ne verrà fatta richiesta, secondo le modalità previste nello statuto.

Art. 10 – Il Consiglio direttivo

Il Consiglio direttivo rappresenta l’organo amministrativo dell’associazione.

Al Consiglio direttivo, eletto dall’Assemblea dei soci, sono conferiti i poteri di ordinaria e straordinaria amministrazione, necessari al perseguimento delle finalità istituzionali della stessa e all’attuazione delle deliberazioni dell’Assemblea dei soci.

Compete al Consiglio direttivo:

• la predisposizione del regolamento interno dell’associazione, da sottoporre all’approvazione dell’Assemblea degli associati;
• la predisposizione degli atti da sottoporre all’Assemblea;
• la formalizzazione delle proposte per la gestione dell’associazione;
• l’elaborazione del rendiconto economico e finanziario;
• la determinazione della quota annuale associativa;
• la determinazione delle quote aggiuntive straordinarie e suppletive;
• l’accoglimento o meno delle domande degli aspiranti soci;
• la decisione in merito al venire meno della qualifica di socio;
• ecc.

Fanno parte del Consiglio direttivo i soci con la carica di consigliere.

Per il suddetto organo si pone il tema della numerosità dei membri che lo comporranno: in genere, il loro numero non è inferiore a tre, ben potendo essere superiore.

Riguardo, invece, la definizione del numero massimo di componenti, si possono seguire due strade:
 

• fissarlo “a priori” nello statuto;
• renderlo variabile in funzione della numerosità dei soci dell’associazione, stabilendone un tetto massimo.

Nel primo caso, il numero dei consiglieri è dato: all’interno dello statuto potremmo indicare che debbono essere in numero non inferiore a tre e non superiore ad un certo numero, ad esempio, sette.

Nel secondo caso, invece, il numero massimo dei membri del Consiglio direttivo è variabile: potremmo indicare nello statuto che è prevista l’elezione di un certo numero di consiglieri, per un certo numero di soci, come risultano dal libro dei soci alla data di rinnovo delle cariche sociali.

Ad esempio, si può prevedere l’elezione di un ulteriore consigliere (oltre il numero

minimo stabilito) per ogni 20 associati che entrano a far parte dell’associazione, per un massimo di sette consiglieri.

Vediamo questo secondo caso con un esempio numerico.

Esempio 4: l’associazione ha iscritti nel libro soci n° 10 soci in regola con il pagamento della quota associativa. Al momento del rinnovo del Consiglio direttivo, di cui già fanno parte tre consiglieri, nel libro dei soci risultano 100 associati.
 

• fino a 20 soci, si hanno 3 consiglieri (eventualmente diversi dai precedenti);
• da 21 a 40 soci, si hanno 4 consiglieri;
• da 41 a 60 soci, si hanno 5 consiglieri;
• da 61 a 80 soci, si hanno 6 consiglieri;
• da 81 a 100 soci ed oltre, si hanno 7 consiglieri.

Tale criterio, potrebbe essere utile nel caso in cui si intenda fissare un certo rapporto di rappresentanza fra soci elettori e consiglieri eletti.

Inoltre, tale criterio, rende più snello l’organo amministrativo dell’associazione e, quindi, risulta più agevole per il Consiglio direttivo prendere delle decisioni, nel caso di piccole associazioni con un numero ristretto di associati. Pertanto, all’aumentare dei soci, aumenta la complessità della gestione dell’associazione e, conseguentemente, aumenta il numero dei consiglieri che amministrano la stessa.

Il Consiglio direttivo si riunisce almeno una volta l’anno per redigere il rendiconto economico-finanziario, su convocazione del Presidente o, in sua assenza o impedimento, del Vicepresidente e quando ne facciano richiesta i consiglieri. Il numero di consiglieri necessario per effettuare richiesta di convocazione del Consiglio direttivo, varia in relazione alla numerosità dei membri del Consiglio stesso; un numero congruo appare essere un terzo dei Consiglieri.

L’avviso di convocazione deve essere spedito, con lettera raccomandata, al domicilio di ciascun consigliere, o inviato tramite fax o posta elettronica, almeno quindici giorni prima della data fissata per la riunione e dovrà contenere la data, l’ora, il luogo e l’ordine del giorno della riunione stessa.

Per quanto concerne le deliberazione del Consiglio direttivo, si può fare riferimento a quanto già detto per l’Assemblea: è necessaria la presenza della maggioranza degli amministratori in carica, le decisioni sono prese a maggioranza dei presenti; in caso di parità, prevale il voto del Presidente del Consiglio.

I verbali delle riunioni, trascritti nell’apposito libro sociale sotto la responsabilità del Presidente del Consiglio direttivo, sono letti seduta stante e sottoscritti dal Presidente e dal Segretario.

Art. 11 – Il Presidente

Il Presidente è il rappresentante legale dell’associazione: ha la firma e la rappresentanza sociale e legale dell’Associazione nei confronti dei terzi e in giudizio.

Al Presidente spettano i seguenti compiti:
 

• convoca e presiede l’Assemblea dei soci (se non è previsto che la convocazione spetti al Consiglio direttivo)
• convoca e presiede il Consiglio direttivo;
• presenta all’Assemblea degli associati il rendiconto preventivo e consuntivo e la relazione annuale;
• può adottare provvedimenti urgenti necessari, informando tempestivamente i membri del Consiglio direttivo;
• è responsabile della gestione economica e finanziaria dell’associazione;
• vigila sull’aggiornamento dei libri sociali;
• svolge funzioni di tesoreria e custodisce le somme e i valori dell’associazione, qualora non sia prevista la figura del tesoriere.

In genere, il Presidente è un membro del Consiglio direttivo; la sua elezione può essere diretta, qualora avvenga da parte dall’Assemblea dei soci oppure indiretta, qualora la sua elezione avvenga ad opera del Consiglio direttivo di cui fa parte.

Tale distinzione è significativa per il seguente ordine di ragioni.

Nel caso l’elezione avvenga ad opera dell’Assemblea, il Presidente sarà espressione della volontà di tutti gli associati, i quali sono chiamati a conoscere preventivamente i consiglieri per poter votare in modo opportuno e meditato. Tale criterio, se da una parte garantisce la rappresentatività degli associati nell’elezione della figura del Presidente, dall’altra, potrebbe comportare il rischio che l’associazione venga rappresentata dal più “popolare” fra i consiglieri e non dal più competente a ricoprire l’incarico.

Se, invece, l’elezione avviene ad opera del Consiglio direttivo, da un canto viene tolta ai soci la possibilità di eleggere un organo dell’associazione, a discapito della rappresentatività dello stesso; d’altro canto, però, il Presidente potrà godere in maniera diretta della fiducia dei consiglieri e ciò renderebbe più coesa ed armonica l’amministrazione dell’associazione, nei rapporti interni al Consiglio direttivo e con lo stesso Presidente.

Le maggioranze per l’elezione del Presidente sono quelle già viste per l’Assemblea e il Consiglio direttivo, a seconda di chi dei due avrà titolo per eleggerlo. L’elezione del Presidente da parte del Consiglio direttivo, può avvenire con votazione segreta.

Il Presidente nomina il vice Presidente all’interno del Consiglio direttivo. In caso di assenza, impedimento o di cessazione, le funzioni del Presidente sono svolte dal vice Presidente, o se non disponibile, dal più anziano dei consiglieri, il quale lo sostituisce in tutti gli atti di competenza del Presidente stesso.

Art. 12 – Il Collegio dei sindaci

La presenza di un Collegio dei sindaci all’interno di un’associazione, è giustificata dalle dimensioni della sua struttura e, quindi, dalla complessità della sua gestione.

Riguardo la composizione di detto organo, è bene chiarire che esso dovrebbe essere composto da professionisti indipendenti a cui è demandato il compito di verificare l’operato posto in essere dagli amministratori.

In generale, le funzioni che vengono demandate al Collegio dei sindaci, sono le seguenti:
 

• verifica e controllo dei principali atti di gestione;
• verifica e controllo delle operazioni di straordinaria amministrazione;
• verifica delle operazioni contabili e degli adempimenti fiscali;
• verifica e controllo del rispetto delle regole statutarie;
• ecc.

Trattasi di alcuni compiti che, in assenza di tale organo vengono svolti congiuntamente dal Presidente e dal Consiglio direttivo.

Il Collegio dei sindaci, è composto da un numero variabile di appartenenti, in genere tre o cinque, i quali sono eletti dall’Assemblea dei soci, anche fra i non soci.

Il Collegio dei sindaci elegge al suo interno un Presidente che lo rappresenti.

Delle riunioni del Collegio sindacale deve tenersi resoconto in apposito libro.

Art. 13 – Dimissioni e revoca delle cariche sociali

Quando si parla di cariche sociali, si intendono quelle figure interne all’associazione le quali, pur non costituendo necessariamente degli organi, vengono comunque a svolgere determinate mansioni.

Sono cariche sociali: il Presidente, il vice Presidente, i consiglieri, il segretario, il tesoriere e i sindaci.

A queste figure, corrispondendo una persona in carne ed ossa, deve essere data la possibilità e la libertà di poter rassegnare le proprie dimissioni. Allo stesso tempo, è opportuno riconoscere all’associazione la possibilità di revocare le persone che ricoprono le suddette cariche, al verificarsi di determinati eventi o in caso di necessità.

Riguardo le dimissioni, si può semplicemente dire che si debbono rassegnare con un certo preavviso scritto, da indirizzare all’attenzione del Consiglio direttivo in maniera formale, ad esempio, tramite lettera raccomandata. L’esigenza di individuare dei criteri formali per lo scambio delle suddette comunicazioni, è dettata dal fatto che è bene accertare per iscritto e con data certa la volontà delle persone che ricoprono cariche significative in seno all’associazione anche per poter, successivamente, determinare la spettanza di responsabilità, inerenti pregressa gestione, che dovessero insorgere.

Come criterio generale, è possibile affermare che ciascun soggetto che ricopre una certa carica può o meno essere revocato dallo stesso organo che lo ha eletto; quindi, o trattasi dell’Assemblea o del Consiglio direttivo o del Presidente per le figure del vice Presidente, del segretario e del tesoriere.

Anche questa volta, la differenza sostanziale fra i vari casi, risiede nella rappresentatività delle decisioni che vengono prese: rimettere all’Assemblea la decisione di revocare una certa carica, coinvolge maggiormente i soci ma rende più difficoltoso gestire ogni volta le votazioni e i conseguenti cambiamenti nella struttura dell’associazione; il viceversa, nel caso sia il Consiglio direttivo o direttamente il Presidente ad occuparsi della revoca delle cariche. Seppur a discapito della rappresentatività nelle decisioni, il funzionamento dell’associazione ne risulterà senz’altro più snello e semplificato.

Riguardo le cause che possono determinare la revoca, dobbiamo distinguere la figura specifica a cui facciamo riferimento:
 

• Presidente: per prolungata e ingiustificata inadempienza ai suoi doveri previsti dallo statuto e dalla legge;
• vice Presidente, segretario e tesoriere: per gravi inadempienze nell’esercizio delle loro attività;
• consiglieri, per inerzia nell’amministrazione dell’associazione ovvero per ingiustificata e prolungata assenza alle riunioni del Consiglio direttivo;
• sindaci, per inerzia nelle verifiche e nei controlli sull’operato degli amministratori.

Riguardo i sindaci, si può fare un discorso a parte.

Visto il carattere di autonomia che possiede il Collegio sindacale, appare inopportuno che sia il Consiglio direttivo o il Presidente a revocare gli stessi. In tal caso, la decisione è rimessa all’intero Collegio sindacale (o al Presidente di quest’ultimo) oppure sarà demandata all’Assemblea dei soci.

Art. 14 – Scioglimento e liquidazione

L’estinzione dell’associazione ha luogo per le cause previste nell’atto costitutivo o nello statuto, quando lo scopo è stato raggiunto o è divenuto impossibile, quando tutti gli associati sono venuti a mancare (art. 27 c.c.).

Per deliberare circa lo scioglimento dell’associazione, è necessario il voto favorevole di almeno i tre quarti degli associati (art. 21 c.c. ultimo comma).

Le tipologie di associazioni che abbiamo esaminato, affinché possano beneficiare della normativa fiscale di favore, secondo il disposto dell’art. 148 del T.U.I.R., sono obbligate a devolvere il patrimonio, in caso di scioglimento, ad altra associazione con finalità analoghe o a fini di pubblica utilità.

Tale previsione fa fronte all’esigenza di impedire un’eventuale distribuzione di beni, all’interno di un regime fiscale agevolato, a finalità estranee a quelle di pubblica utilità o che siano socialmente rilevanti.

L’Assemblea, inoltre, provvede alla nomina di uno o più liquidatori e delibera in merito alla devoluzione del patrimonio.

Art. 15 – Raggruppamenti fra associazioni

Per il conseguimento delle sue finalità, l’associazione potrà raggrupparsi con altre associazioni, compatibili con lo scopo previsto nello statuto.

Molto spesso, infatti, per molte associazioni di piccole dimensioni, risulta difficile ottenere alcuni benefici ed accedere a talune opportunità, se non in forma di raggruppamento ovvero aderendo esse stesse ad “associazioni di associazioni”, con cui poter stipulare delle convenzioni.

Art. 16 – Controversie

All’interno dell’associazione possono sorgere delle controversie: fra i soci ovvero fra i soci e l’associazione stessa.

Nello statuto, deve essere previsto come si debba affrontare il problema, sempre nello spirito di giungere alla pacifica risoluzione del contenzioso e nell’intento di trovare un accordo utile per le parti coinvolte.

Di norma, è il Consiglio direttivo che decide circa le controversie, qualora i soci si impegnino a non adire altra autorità come quella giudiziaria, sempre nei casi ove ciò è consentito dalla legge e previsto nello statuto.